數字檔案室建設指南
來源:AG环亚集团 政務網 更新時間:2018-10-26

數字檔案室建設指南

國家檔案局

2014年

 

說    明

    本指南由國家檔案局提出並歸口。

本指南起草單位:國家檔案局檔案館(室)業務指導司。

本指南主要起草人:孫鋼 朱煜 李忱 丁德勝毛海帆 傅培超 張會琴 張紅 吳惠敏。

 

目    錄

1 概念與基本特征......................................................... 1

1.1 概念.............................................................. 1

1.2 基本特征.......................................................... 1

2 建設原則與內容......................................................... 2

2.1 建設原則.......................................................... 2

2.2 建設內容.......................................................... 2

3 基礎設施建設........................................................... 3

3.1 網絡基礎設施...................................................... 3

3.2 系統硬件.......................................................... 3

3.3 基礎軟件.......................................................... 3

3.4 安全保障系統...................................................... 4

3.5 終端及輔助設備.................................................... 4

4 應用系統建設........................................................... 4

4.1 檔案門類管理...................................................... 4

4.2 接收采集.......................................................... 5

4.3 分類編目.......................................................... 5

4.4 檢索利用.......................................................... 6

4.5 鑒定統計.......................................................... 6

4.6 系統管理.......................................................... 7

4.7 技術文檔管理...................................................... 7

4.8 測評鑒定.......................................................... 7

5 數字檔案資源建設....................................................... 8

5.1 基本要求.......................................................... 8

5.2 數字檔案資源命名規則.............................................. 8

5.3 文書類電子檔案質量要求............................................ 9

5.4 聲像類電子檔案質量要求............................................ 9

5.5 科技和專業類電子檔案質量要求..................................... 10

5.6 紙質檔案數字副本質量要求......................................... 11

5.7 數字檔案資源的備份............................................... 11

6 保障體系建設.......................................................... 12

6.1 經費保障......................................................... 12

6.2 制度保障......................................................... 12

6.3 人才保障......................................................... 13

      機關(團體和其他社會組織——下同)檔案工作是國家檔案事業的組成部分,也是機關提高工作效率和工作質量的必要條件。隨著檔案信息化建設的逐步深入,傳統機關檔案工作面臨著機關辦公自動化應用、數字檔案館建設以及用戶多樣化需求的嚴峻挑戰,是檔案信息化建設中亟需強化的重要節點。

      數字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級版”,是管理機關檔案信息、聯結機關辦公自動化與數字檔案館建設的關鍵一環。建設符合國家和社會信息化發展要求的數字檔案室,有利於提高機關檔案工作水平,維護機關檔案信息的真實、完整、可用和安全,提升機關行政效率和公共服務能力;有利於促進國家核心信息資源建設,實現信息資源總量增加、質量提高和結構優化,為數字檔案館的最終實現奠定基礎,以推動全國檔案信息化工作全面、健康、均衡發展。

1 概念與基本特征

 1.1 概念

      本指南所稱的數字檔案室,是指機關在履行職能過程中,運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理,並通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平台。

1.2 基本特征

      與傳統檔案室相比較,數字檔案室具有獨有的特點和功能:

       1)檔案資源“數字”化。數字檔案室以統一的數字形式存儲各種信息,包括文本、圖像、聲音、視頻等,壓縮了存儲空間,改進了組織形式。信息記錄形式的“數字”化,是數字檔案室的基本特征。

      2)檔案實體“虛擬化”。通過對紙質檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統載體檔案進行數字化加工,實現檔案實體“虛擬化”,使之能夠與其他數字檔案資源一並進行管理和規範。

       3)檔案管理系統化。將檔案業務流程、標准規範固化在數字檔案室應用系統中,實現數字檔案資源系統、規範管理。

      4)信息傳遞網絡化。數字檔案室依附於網絡而存在,通過不同類型的網絡實現檔案收集、管理和移交,用戶不必親自“登門造訪”,就可以利用所需的信息,從而加快信息交流與反饋的速度。

      5)檔案利用知識化。數字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎上有機組織並鏈接起來,以動態分布的方式為用戶提供服務,實現由檔案的提供向知識的提供轉變。

2 建設原則與內容

2.1 建設原則

      數字檔案室建設應當遵循“資源為先,標准規範,整體推進,確保安全”的原則,統籌規劃,積極實施,務求實效。

      1)資源為先。資源建設是數字檔案室建設的根本。數字檔案室應堅持“資源為王”,著眼於數字檔案資源建設,著重於非數字檔案的數字化和數字檔案的及時、完整、有效歸檔,規劃設計以最大限度保證數字檔案資源建設質量為根本出發點。數字檔案室的建設應該有助於保障數字檔案資源的齊全、完整,有利於數字檔案資源的有效管理和方便利用。

      2)標准規範。數字檔案室建設應統籌協調文件管理與檔案管理、業務工作與檔案工作、檔案室與綜合檔案館之間關系,嚴格遵循既有標准和規範進行系統設計、建設,實現文檔一體、館室一體。

      3)整體推進。應將數字檔案室建設與機關電子政務和信息化建設密切結合起來,統籌考慮數字檔案室系統功能、文件格式要求等因素,整體推進數字檔案室實施方案。

      4)確保安全。數字檔案室建設應建立健全安全管理制度,按照信息安全等級保護和分級保護要求采取安全保障技術方法,配備必要的軟硬件設施,完善災難恢復應急機制,確保數字檔案室建設和運行的安全。

2.2 建設內容

      數字檔案室建設是一項系統工程,包括基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設,需要機關檔案部門、信息化部門、業務部門和保密部門共同參與實施。主要包括:

      l)按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求,建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外,鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設。

      2)開發或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數字檔案室應用系統,實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。

      3)嚴格遵循標准規範,全面進行傳統載體檔案數字化轉換,積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理,全面推進數字檔案資源建設。應用先進技術和手段,保證數字檔案資源真實、完整、可用和安全,滿足各類用戶共享需求。

      4)根據數字檔案室建設要求,修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像(照片、錄音、錄像)電子文件歸檔範圍和保管期限表,以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規章制度,明確要求和權限,確保數字檔案資源的規範管理,保證數字檔案室運行順暢。

      5)加大人才建設力度,通過培訓或引進人才,為數字檔案室的建設和運行儲備既通曉信息技術,又精通信息資源管理、知識管理的人才。

 3 基礎設施建設

      為確保數字檔案資源的安全管理和有效利用,應依托機關信息化建設成果,建設相對獨立且穩定、兼容的,能夠滿足數字檔案資源管理和機關共享利用需求的數字檔案室基礎設施,主要包括網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備等五個部分。基礎設施應盡量采用國產產品,尤其是具有自主知識產權的國有品牌產品。用於支撐涉密數字檔案資源管理的基礎設施建設,應符合國家有關保密工作的規定。

3.1 網絡基礎設施

      數字檔案室網絡基礎設施是機關整體網絡基礎設施的有機組成部分,應統籌規劃、設計和建設。一般情況下,應將數字檔案室網絡管理中心設於機關中心機房。機關中心機房應具備防雷、防靜電、防磁、防火、防水、防盜、穩壓、恆溫、恆濕等基本管理條件,有條件的單位應建設符合《電子信息系統機房設計規範》(GB 50174-2008)要求的B級機房。中心機房、網絡綜合布線的配置,要充分考慮各類電子文件采集、歸檔和數字檔案資源安全管理、移交等工作要求。應為數字檔案室配備足夠數量的內部局域網、政務外網和政務內網網絡信息點,網絡性能應能適應圖像、音頻、視頻等各類數據的傳輸、利用要求。

3.2 系統硬件

 3.2.1 服務器

      專業服務器是數字檔案室必備的基礎設施。服務器性能和數量的配置,應能滿足數字檔案室應用系統以及數據庫、中間件、全文檢索、備份、防病毒等基礎軟件的部署和安全高效運行的需求,並適當冗余、可擴展。

3.2.2 存儲與備份

      為滿足各門類電子檔案和傳統載體檔案數字副本的存儲、利用和備份要求,應為數字檔案室配備先進、高效和穩定的磁盤陣列作為數字檔案資源在線存儲設備。根據機關制定的數字檔案資源保存策略,確定近線或離線備份系統的配置,近線備份應選擇磁帶庫或虛擬帶庫及相應的備份軟件,離線備份可選擇光盤、移動硬盤等脫機存儲介質以及相應的備份、檢測設備。

3.3 基礎軟件

      為確保各門類電子檔案及其元數據的准確和及時采集、捕獲、保存,提供便捷、有效的數字檔案資源利用,應結合數字檔案室應用系統開發或運行需要,為數字檔案室配備必要的正版基礎軟件,包括數據庫管理系統、網絡操作系統、中間件、全文檢索、光學字符識別(OCR)等軟件。應選用主流數據庫管理系統,如關系型數據庫,其性能應能支持本單位今後較長一個時期數字檔案資源管理的需要。

3.4 安全保障系統

      應結合實際,參照信息系統安全等級保護有關要求,從多層面為數字檔案室應用系統建立安全保障體系。涉密數字檔案室應用系統必須按照國家有關涉密信息系統分級保護的規定執行。

3.4.1 應建立數字檔案室應用系統的三員管理制度,明確系統管理員、安全管理員和安全審計員職責,並貫徹落實。

3.4.2 應結合三員管理制度,為數字檔案室應用系統設計、實施完善的用戶權限配置和管理功能,為數字檔案資源的安全存儲、管理提供保障。

3.4.3 應為數字檔案室的應用系統配備正版殺毒軟件。如有必要,應有選擇地配備防火牆、用戶認證、數字簽名、移動存儲介質管理軟件、業務審計軟件等安全管理工具。

3.5 終端及輔助設備

      應結合工作需要,為數字檔案室應用系統配備專用終端計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等終端設備,以及恆溫恆濕防磁櫃、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。

4 應用系統建設

      數字檔案室應用系統建設應基於開放檔案信息系統參考模型(ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system (OAIS) -Reference model)設計功能架構,應能集成管理各門類數字檔案資源,具備收集、元數據捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢索、利用、鑒定、統計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、備份、災難恢復、用戶管理、權限管理等基本功能,為電子檔案的真實、完整、可用和安全提供首要保障,並達到靈活擴展、簡單易用的基本要求。其具體功能需求可參見《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T 29194-2012)。

4.1 檔案門類管理

      數字檔案室應用系統應以國家或地方制定的標准、規範為基礎,具有管理文書、聲像(照片、錄音、錄像)、科技、專業等各門類電子檔案和輔助管理實體檔案資料的功能,且具備靈活的可擴展功能,包括檔案資料門類的擴展管理、分類方案的擴展管理、適當的元數據方案擴展管理、電子檔案移交包制作的擴展管理等。

4.1.1 電子檔案門類的擴展管理

      應能依據已經實施的元數據方案擴展管理新增電子檔案門類,且具備新增門類歸檔電子文件及其元數據的捕獲、登記以及電子檔案的分類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢索、利用、鑒定、處置、統計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。

4.1.2 實體檔案門類的擴展管理

      應能擴展管理新增的實體檔案門類,且具備新增實體檔案門類的分類、編目、著錄、檢索、利用、鑒定、處置、統計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。

4.1.3 分類方案的擴展管理

      應能靈活配置各門類檔案資料分類方案,支持對檔案門類、年度、機構或問題、保管期限等著錄項值域的擴展定義,尤其是多級機構或問題分類方案的擴展配置。

4.1.4 元數據方案的擴展管理

      應能適度擴展設置電子檔案管理所需的元數據元素;應能根據同級國家綜合檔案館的要求,配置生成基於可擴展標記語言(XML)格式的電子檔案及其元數據移交數據包。

4.2 接收采集 

       數字檔案室應用系統應能以在線或離線方式自動或半自動接收、采集形成於不同環境的,經過系統整理的各門類電子文件及其元數據,登記歸檔電子文件,並通過計算機文件名元數據等關鍵指針建立二者間的關聯。

4.2.1 文書類電子文件的接收采集

      應能自動接收並登記形成於辦公自動化等業務系統的文書類電子文件及其相對應的元數據,采集形成於機關各職能部門的非公文類電子文件,分類、有序地存儲電子文件及其組件,保證關於同一事由的往來文件及其組件完整並相互關聯。

4.2.2 聲像類電子文件的采集

      應支持電子文件形成部門或檔案部門上傳或掛接照片、錄音、錄像等聲像類電子文件,自動提取形成時間和背景、結構元數據,建立電子文件與元數據之間的關聯。

4.2.3 科技和專業類電子文件的接收采集

    各種科技、專業類電子文件的接收采集功能可參照4.2.1執行。有其他專門規定的,從其規定。

4.3 分類編目

       數字檔案室應用系統應支持電子文件的分類、編目、命名和存儲,完成電子文件的歸檔保存,輔助完成紙質等傳統載體歸檔文件的分類、編目工作。

4.3.1 分類組織

      應能以自動或半自動化方式為各門類電子文件或傳統載體歸檔文件的年度、機構或問題、項目代號、案卷號、件號、保管期限等分類項賦值,調整其排列順序,從而完成電子文件或輔助完成傳統載體歸檔文件的分類組織,維護關於同一事由的往來文件、組件的完整性和相互間的有機關聯。

4.3.2 歸檔存儲

      應能統籌電子文件和傳統載體歸檔文件,根據分類結果自動賦予檔號,完成歸檔過程。應能依據檔號各構成項自動、逐級建立並命名文件夾,分類存儲電子檔案,並采用檔號自動為電子檔案命名;應使用第三方權威機構提供的技術手段,在適當時間生成電子檔案原文的固化信息,提供驗證途徑。傳統載體檔案數字副本的上傳、掛接和存儲功能需求可參照執行。

4.3.3 編目著錄

      應以檔號為基礎,支持各門類電子檔案題名、責任者、文件編號、時間、保管期限等元數據的著錄,自動編制電子檔案案卷級、文件級電子目錄。應能根據電子檔案著錄的不同要求,提供必要的著錄窗口,為著錄者提供下拉菜單、攜帶錄入以及日歷、時間軸等自動化著錄工具,提升著錄方式的自動化程度;應能自動核驗著錄信息的完整性、規範性和有效性,並提示修改、校正,應支持在權限許可範圍內的元數據或目錄數據的增加、修改、刪除等。

4.4 檢索利用

      數字檔案室應用系統應以權限管理為基礎,支持多途徑、多角度且易用的檢索和利用方式,應能滿足用戶各類查檔需求。

4.4.1 檔案檢索

      應能提供多種類型的檢索方式,包括:不設定檢索字段的簡單檢索,選定多項檢索字段及其邏輯關系的高級檢索,模糊檢索和精確檢索,跨檔案門類檢索,全文檢索等。應支持用戶根據需要設定任意檢索條件查找其權限許可範圍內的數字檔案資源,並能在檢索結果中作更精確查找。

4.4.2 檔案利用

      應支持用戶在權限許可範圍內在線查看、打印目錄數據或原文,如有必要,應能限制用戶對電子檔案或傳統載體數字副本組件或具體頁面的可閱讀範圍;應能對數字檔案資源的下載進行審批、添加數字水印和授權閱讀時間等,應支持實體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。

4.4.3 檔案編研

      應支持用戶開展檔案編研工作,授權用戶能建立編研計劃、分配工作任務、建立編研素材庫、復制粘貼數字檔案內容信息、審核編研文稿、發布或下載編研成果等。

4.5 鑒定統計

       數字檔案室應用系統應具備各門類檔案資料的鑒定處置功能,應具備對各種檔案資料以及相關業務情況的統計管理功能。

4.5.1 鑒定處置

      應支持各種類型的檔案鑒定任務,包括檔案密級或保管期限變更,檔案續存、銷毀、移交等,應支持檔案管理人員依據書面鑒定報告,通過直接修改密級、保管期限等著錄字段,執行銷毀、移交功能,完成檔案鑒定處置任務;或根據實際需求,具備鑒定處置工作流功能,應能支持鑒定審批流程的配置、實施,包括發起鑒定任務、實施鑒定、審批鑒定意見、觸發處置功能等;應留存銷毀記錄,包括銷毀授權、銷毀內容、銷毀執行人、銷毀時間等;應能生成符合《電子檔案移交與接收辦法》及同級國家綜合檔案館要求的電子檔案移交數據包。

4.5.2 統計報告

      應支持實體檔案、數字檔案資源室藏量的統計,應能靈活設定統計條件,包括:檔案門類、保管期限、格式、大小、時間長度、類、卷、件、存儲載體等;應支持檔案利用情況統計,包括:利用檔案的職能部門及人次、利用實體檔案和數字檔案門類及數量、數字檔案下載瀏覽量等;應能按照統計年報要求,通過統計報表、柱圖、餅圖或曲線等各類方式顯示、打印統計報告。

4.6 系統管理

      數字檔案室應用系統應具備審計跟蹤、用戶與權限管理、數據維護、參數設置等基本系統管理功能。

4.6.1 審計跟蹤

      應具備日志功能,用於記錄、審計各類管理、操作行為。應能記錄管理員、各類用戶的行為信息,包括登錄數字檔案室應用系統、實施檔案門類管理、編輯元數據或目錄數據、處置電子檔案等各種操作行為;應能記錄非授權用戶試圖登錄或操作的行為;應能記錄登錄或操作失敗的有關信息;應具備日志檢索、輸出、導出等管理功能。

4.6.2 用戶與權限管理

      應能配置三員管理用戶組,支持靈活的用戶組、用戶注冊、賦權、編輯、刪除、遷移等操作;應具備完善的功能權限與數據權限,能夠靈活賦權或關閉權限,並具有可擴展性;應支持用戶口令管理,包括口令強度、找回口令、口令重置、關閉口令等功能。

4.6.3 數據維護

      應具備基本的數據維護功能,應支持多種通用格式的元數據或目錄數據的導入、導出,數據庫管理系統數據文件的自動備份與恢復,以及數字檔案資源的刪除與回收等。

4.6.4 參數設置

      應支持全宗信息配置與編輯,可為各門類數字檔案資源配置檔號構成規則,通過數據字典管理功能在允許範圍內配置元數據值域,應支持電子檔案原文存儲路徑的配置,以及各種報表格式的編輯、修改等。

4.7 技術文檔管理

      根據數字檔案室應用系統建設方式的不同,應收集保存必要的應用軟件文檔,為系統的穩定運行、維護等提供保障。采用開發方式建設的應用軟件,應收集保存功能規格設計說明書、詳細設計書、數據庫設計書、技術報告、用戶手冊等文檔,文檔編制應符合《計算機軟件文檔編制規範》(GB/T 8567-2006)的相關要求。采購商品化的應用軟件時,至少應收集保存數據庫設計文檔、用戶手冊等。

4.8 測評鑒定

      以開發方式建設數字檔案室應用系統的,推薦進行應用軟件的測評。可選擇第三方權威檢測機構根據招投標文件及相關標准對應用軟件進行功能性檢測並出具檢測報告,在測評合格的基礎上,組織數字檔案室應用系統建設方、承建方、監理方、同級檔案行政管理部門進行項目的鑒定驗收。

5 數字檔案資源建設

      數字檔案室的數字檔案資源應包含文書、聲像(照片、錄音、錄像)、科技、專業等各門類電子檔案、傳統載體檔案數字副本和數字資料等,若條件成熟,公務電子郵件、網頁等門類的電子檔案也應作為數字檔案資源建設內容。

5.1 基本要求 

      數字檔案資源建設的基本要求是齊全完整、標准規範。

5.1.1 齊全完整性要求

      歸檔保存的數字檔案資源門類應齊全、完整,各門類電子檔案或數字副本應齊全、完整,能夠系統反映本單位履行主要職責的過程;關於同一事由的往來文件以及文件的組件應齊全、完整,文件之間的有機聯系得以保存;各門類電子檔案內容信息處於原始狀態,基本元數據齊全、完整。

5.1.2 標准規範性要求

      數字檔案資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質等應符合《電子文件歸檔與管理規範》(GB/T 18894)、《歸檔文件整理規則》(DA/T 22)、《檔號編制規則》(DA/T 13)等國家標准或地方規範的要求;應參照國家或地方相關標准規範設置、捕獲電子檔案元數據,推薦采用包括文件實體、機構人員實體、業務實體在內的多實體元數據方案,元數據的賦值應以自動捕獲為主、手工著錄為輔。

5.2 數字檔案資源命名規則

      應采用檔號或唯一標識符為數字檔案資源命名。采用檔號為數字檔案資源命名的,若以卷為單位整理,按《檔號編制規則》(DA/T 13-1994)編制檔號,推薦增設檔案門類代碼作為類別號的子項;若以件為單位整理,檔號可采用“全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(問題)代碼-件號·子件號”結構。具體編制方法如下。

     1)全宗號:用四位代碼標識,按照《檔號編制規則》(DA/T 13-1994)編制。

     2)檔案門類代碼·年度:文書、照片、錄音、錄像、科技、專業的門類代碼分別為“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”,科技、專業門類需要復分的,應參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2008)和國家基本專業檔案目錄執行。年度為文件形成年度,以4位阿拉伯數字標注公元紀年,如“2013”。當形成年度無法考證時,年度為其歸檔年度,並在附注項加以說明。

     3)保管期限:保管期限分為永久、定期30年、定期10年的,分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。采用其他保管期限的,也應使用其相應縮寫代碼。

     4)機構(問題)代碼:機構(問題)代碼采用3位漢語拼音字母標識,如辦公室可用“BGS”標識。未按照機構(問題)分類的,應省略機構(問題)代碼。

     5)件號·子件號:件號是單件歸檔文件在一個保管期限下排列的順序號,用4位阿拉伯數字標識,不足4位的,前面用“0”補足,如“0026”。子件號是指件內單份文件排列的順序號,用3位阿拉伯數字標識,不足3位的,前面用“0”補足,如“001”。不需要編制子件號的,子件號可以省略。如有需要,可以在件號·子件號之後編制下位代碼,比如頁(張)號等。

5.3 文書類電子檔案質量要求

      文書類電子文件(檔案)的收集、整理、鑒定等,應符合國家檔案局令第8號、《歸檔文件整理規則》(DA/T 22)等要求,此外,在辦公自動化等業務系統形成並歸檔保存的電子公文,其質量還需滿足以下要求。

5.3.1 完整性要求

      關於同一事由的往來電子公文齊全、完整,電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整;紅頭、電子印章齊全、完整;文件標題、文號、主送機關、正文、發文機關署名和成文日期6個要素齊全、完整。

5.3.2 版面格式要求

      電子公文正本的公文格式應符合《黨政機關公文處理工作條例》第三章要求,正本的頁面尺寸及版面要求、公文格式各要素編排規則、公文的特定格式、式樣應分別符合《黨政機關公文格式》(GB/T 9704-2012)第5章、第7章、第10章、第11章的要求。

5.3.3 文件格式要求

      電子公文的正本、定稿、公文處理單應以OFD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存,版式文檔格式應符合《版式電子文件長期保存格式需求》(DA/T 47-2009),並支持向同級國家綜合檔案館采用的長期保存格式轉換;集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級國家綜合檔案館認可的格式歸檔保存。

5.3.4 元數據捕獲要求

      應參照《文書類電子文件元數據方案》(DA/T 46-2009)設置、捕獲電子公文元數據,至少應包括:聚合層次、來源、立檔單位名稱、電子文件號、檔號、年度、保管期限、內容描述、題名、日期、密級、形式特征、存儲位置、脫機載體編號、權限管理、機構人員名稱、業務狀態、業務行為、行為時間、實體標識符20項。

    5.3.5 封裝要求

    若條件成熟,根據同級國家綜合檔案館要求,可以對文書類電子檔案與其元數據進行封裝。封裝可參照《基於XML的電子文件封裝規範》(DA/T 48-2009)執行。

5.4 聲像類電子檔案質量要求

 5.4.1 基本要求

       聲像類電子文件的歸檔範圍應參考《照片檔案管理規範》(GB/T 11821-2002)第4章或同級檔案行政管理部門的具體要求執行。收集、歸檔的聲像類電子文件應經過挑選和系統整理,應能系統、客觀地記錄本單位的重要職能活動,以及歷次活動的主要內容、主要人物、主要場景等。按照客觀事實編輯形成的錄音、錄像類電子文件可收集、歸檔。

5.4.2 品質要求

      聲像類電子檔案應主題鮮明、影像和語音清晰、人物形像端正。照片類電子檔案應以TIFF、JPEG格式保存,其可交換圖像文件(EXIF)信息保存完整,像素數不低於300萬;重要或珍貴的錄音類電子檔案以WAV格式保存,其他的以MP3格式保存,音頻采樣率不低於44.1kHz;錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存,比特率不低於8Mbps。

5.4.3 照片類電子檔案基本元數據集

      應參照《照片類電子檔案元數據方案》(制定中)設置、捕獲照片類電子檔案元數據,至少應包括:聚合層次、檔號、年度、題名、攝影者、攝影時間、人物、地點、業務活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、垂直分辨率、水平分辨率、圖像寬度、圖像高度、色彩空間、捕獲設備、固化信息,以及描述電子檔案管理過程的機構人員、管理活動元數據。

5.4.4 錄音類電子檔案基本元數據集

      應參照相關元數據標准設置、捕獲錄音類電子檔案元數據,至少應包括:聚合層次、檔號、年度、題名、錄音者、錄音時間、人物、地點、業務活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、時間長度、音頻編碼標准、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精度、聲道數、捕獲設備、固化信息,以及描述電子檔案管理過程的機構人員、管理活動元數據。

5.4.5 錄像類電子檔案基本元數據集

      應參照相關元數據標准設置、捕獲錄像類電子檔案元數據,至少應包括:聚合層次、檔號、年度、題名、攝像者、編輯者、攝像時間、人物、地點、業務活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、時間長度、視頻編碼標准、色彩空間、幀大小、幀速率、視頻比特率、音頻編碼標准、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精度、聲道數、捕獲設備、固化信息,以及描述電子檔案管理過程的機構人員、管理活動元數據。

5.4.6 著錄要求

      為確保聲像類電子檔案的真實、完整和可用,電子文件形成部門、檔案部門應按照國家、行業或地方相關標准規範,圍繞聲像類電子檔案記錄的中心內容,對題名、人物、地點、主題、業務活動描述等元數據進行全面著錄。

5.5 科技和專業類電子檔案質量要求

 5.5.1 科技類電子文件歸檔的基本要求

      科技類電子文件的收集、整理、鑒定、編目等應參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2008)、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》(DA/T 28-2002)等標准規範執行。圖形類電子文件應以DWG等通用格式收集、歸檔,其他電子文件歸檔保存格式可參照文書、聲像類電子文件執行。

5.5.2 專業類電子文件歸檔基本要求

      在履行本單位主要職能過程中產生的專業類電子文件都應收集、歸檔,包括但不限於國家檔案局頒布的第一批、第二批國家專業檔案基本目錄所列內容。各種專業類電子文件的整理、鑒定、編目參照相應的管理辦法執行。僅以數據庫形式存在的專業類電子文件,如人口、環境、農業等各種普查數據,可以XML等跨平台通用格式收集、歸檔,或直接以原數據庫數據文件歸檔,同時歸檔一套完整的數據庫設計文檔。以電子文檔形式存在的專業類電子文件,可參考文書類電子檔案的各項管理要求執行。

5.5.3 元數據的設置與捕獲

      應參照《檔案著錄規則》(DA/T 18-1999)、《文書類電子文件元數據方案》(DA/T 46-2009)等有關標准,設置、捕獲科技、專業類電子檔案元數據,至少應包括:聚合層次、檔號、年度、題名、責任者、成文時間、文號、密級、稿本、保管期限、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小,以及描述電子檔案管理過程的機構人員、管理活動元數據。

5.6 紙質檔案數字副本質量要求

      本部分僅對批量制作的文書、科技、專業等類紙質檔案數字副本提出要求,電子環境中業務流程上的紙質文件數字化可參照執行。紙質檔案數字化的各項技術要求按照《紙質檔案數字化技術規範》(DA/T 31)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。為保證數字副本的真實性、完整性和可用性,參照《縮微攝影技術 縮微品的法律認可性》(GB/Z 20650-2006)、《信息與文獻——檔案數字化實施指南》(ISO/TR 13028:2010(E))等標准規範的相關規定,紙質檔案數字化還應符合以下要求。

5.6.1 數字化對像確認要求

      應按完整性、規範性要求確定需數字化的紙質檔案。原則上,年度內、每個案卷內或保管期限內、關於同一事由的往來文件、每份文件的組件應完整數字化。涉密紙質檔案數字化應符合相應規範要求。推薦實行數字化對像審批制,擬數字化的檔案原件應經過本單位相關負責人的審查簽批。

5.6.2 元數據捕獲要求

      在數字化過程中,紙質檔案數字化系統應以件為單位自動捕獲數字化元數據,至少應包括:數字化授權信息、數字化日期與時間、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空間、格式信息、計算機文件大小、數字化軟硬設備等。應將數字化元數據與目錄數據組合形成紙質檔案數字副本的元數據庫,並導入數字檔案室應用系統提供檢索服務。

5.6.3 數字化質量控制要求

      應制定並在數字化過程中實行各種相應、有效的質量控制措施,對紙質檔案的安全、數字副本的完整性和規範性、圖像質量、元數據庫的准確性等實施全程監控。

5.6.4 數字化工作文檔管理要求

      在數字化項目實施過程中形成的重要數字化工作文檔應歸檔保存,應與紙質檔案數字副本的保存期限相同。應歸檔的數字化工作文檔包括數字化對像審批書、招投標文件、數字化成果驗收報告、數字化流程單等。

5.7 數字檔案資源的備份

       應著眼本單位電子政務整體備份需求制定數字檔案資源備份策略,需明確備份對像、近線和離線備份策略及管理規範,配備必要的恆溫恆濕防磁櫃等設施設備。

5.7.1 備份對像

      數字檔案資源備份對像應包括:各門類電子檔案、各門類傳統載體檔案數字副本、元數據庫、目錄數據庫、各類數字資料、數字檔案室應用系統配置文件與日志文件等。

5.7.2 近線備份

      應結合虛擬帶庫、帶庫等備份系統作用機制和便於管理等情況,明確數字檔案資源備份策略,包括:容錯級別、增量備份或全量備份、備份周期、核驗和檢測機制、磁帶更新等。

5.7.3 離線備份

      應根據數字檔案資源形成與大小特征等,確定各門類數字檔案資源的離線備份介質與管理規範。應確定離線備份介質編號規則,推薦編號由數字檔案資源門類代碼、離線備份介質類別代碼、備份年度、介質流水號等若干項構成。應按照規範的存儲結構備份數字檔案資源,推薦離線備份介質根目錄下建立數據文件夾、目錄文件夾、授權文件夾、其他文件夾及說明文件,數據文件夾存儲各門類電子檔案或傳統載體檔案數字副本,目錄文件夾存儲元數據、目錄數據及數字檔案室應用系統配置文件和日志文件等,授權文件夾存儲數字化、備份、介質轉換等的審批文件,說明文件用於描述離線備份介質制作有關的各方面情況。應定期檢測、更新離線備份介質,並記錄檢測情況、介質轉換情況等。

5.7.4 除上述備份要求外,重要檔案還應通過紙質或縮微膠片等方式進行異質備份。重要檔案的範圍按照國家或地方的相關規範執行。

6 保障體系建設

       數字檔案室是機關電子政務的核心信息資源中心,其建設、運行和維護是一項長期的系統工程,需建立經費、制度和人才等各方面的保障機制。

6.1 經費保障

      應為數字檔案室建設予以經費保障。要將各門類電子(文件)檔案的歸檔管理、紙質檔案數字化、數字檔案資源備份管理以及數字檔案室應用系統的運維、升級費用等納入本單位預算,給予長期的經費保障。

6.2 制度保障

      應制定保障數字檔案室正常運行的各項制度,並切實貫徹實施。包括:各門類電子文件歸檔管理制度、人才配備與經費保障制度、數字檔案資源備份管理制度、數字檔案室應用系統運維和安全管理制度、機關檔案管理部門和電子文件形成部門、信息化部門職責分工及獎懲制度等。

6.3 人才保障

       應為數字檔案室配備滿足工作需要的專職管理人員,條件成熟的,應配備2名以上專職管理人員。配備人員應具備檔案或信息技術相關專業的本科學歷,應具有較好的管理才能和計算機應用技能。應在制度上為專職檔案管理人員的發展和進步予以保障。